KEY COFFEE編集部 
オフィスコーヒーを導入したいと考えていても、「どのように用意すればよい？」「マシンは必要？」「少人数の職場でも導入できる？」と迷う方もいるでしょう。
オフィスコーヒーの導入方法は、コーヒーマシンを設置するだけではありません。コーヒーを購入してストックする方法や、定期便・サブスクを利用する方法などがあり、従業員数や利用頻度、管理にかけられる手間に応じて選択することが可能です。
本記事では、オフィスコーヒーの主な導入方法や導入前に決めておきたいポイント、定期便を利用する場合の手続きの流れについて解説します。自社に合った方法で、無理なくオフィスコーヒーを導入したい方はぜひ参考にしてください。
オフィスコーヒーの主な導入方法は3つ
オフィスコーヒーの導入方法は、大きく分けて「自社でコーヒーを購入する」「コーヒーマシンを設置する」「定期便・サブスクを利用する」の3つです。
それぞれ適している職場の規模や管理方法が異なるため、単純に導入方法だけで比較するのではなく、従業員数や飲み方、補充・管理のしやすさまで考慮して選ぶことが大切です。ここでは、それぞれの特徴を紹介します。
コーヒーを購入して社内にストックする
スーパーや通販サイトなどで必要なコーヒーを都度購入し、社内にストックしておく方法です。一杯ずつ抽出できるドリップ オンや、そのまま注いで飲めるリキッドタイプなど、職場のニーズに合わせて商品を自由に選びやすいメリットがあります。
必要な量から用意できるため、少人数のオフィスや店舗のバックルーム・休憩室などでも始めやすい方法です。一方で、在庫が少なくなったタイミングで商品を購入する必要があるため、在庫確認や発注を誰が行うのかを決めておくと運用しやすくなります。
コーヒーマシン・コーヒーメーカーを購入・レンタルする
コーヒーマシンやコーヒーメーカーを購入・レンタルして、職場に設置する方法もあります。従業員がマシンを使って必要なときにコーヒーをいれられるため、利用人数が多いオフィスなどで導入しやすい方法です。
導入する場合は、利用人数や設置スペースに適した機種かを確認しましょう。また、給水やコーヒー豆・粉の補充、使用後のお手入れなど、日常的な運用方法も含めて検討することが大切です。
オフィスコーヒーの定期便・サブスクを利用する
定期便・サブスクは、あらかじめ設定した内容やサイクルに応じてコーヒーが定期的に届く方法です。毎回コーヒーを買いに行ったり、その都度注文したりする手間を抑えられます。
サービスによって取り扱う商品は異なりますが、一杯ずつ抽出するドリップ オンやリキッドタイプ、コーヒー豆などから選べるものもあります。
必要な量を定期的に確保しやすいため、少人数のオフィスをはじめ、小規模店舗のバックルームや休憩室など、コーヒーの購入・補充にできるだけ手間をかけたくない職場にも取り入れやすい方法です。
関連記事：オフィスコーヒーのサブスク（月額制）はどれがおすすめ？種類や特徴を比較
オフィスコーヒーを導入する前に決めておきたいこと
オフィスコーヒーは、商品やサービスを選ぶ前に「誰が・どのくらい利用するのか」「どこに設置するのか」などを整理しておくことが大切です。
事前に利用状況や運用方法を想定しておけば、コーヒーが余ったり、反対にすぐ在庫がなくなったりする状況も防ぎやすくなります。導入前に、以下のポイントを確認しておきましょう。
利用する従業員数・1日の利用杯数
まずは、オフィスコーヒーを利用する従業員数と、1日に飲まれるコーヒーの杯数を想定しましょう。従業員全員が毎日飲むとは限らないため、利用人数だけでなく、1人あたりの利用頻度も考慮することがポイントです。
例えば、利用者数と1人あたりの1日の平均杯数が分かれば、1週間・1カ月で必要になるおおよその量を算出できます。導入後も実際の消費量を確認しながら、購入量や配送量を調整すると無駄を抑えやすくなります。
1カ月あたりの予算
オフィスコーヒーを継続的に提供する場合は、1カ月あたりどの程度の予算を確保するのか決めておきましょう。
確認したいのは、導入時に必要な費用だけではありません。コーヒーそのものの購入費や消耗品など、継続的に発生するランニングコストまで含めて考えることが重要です。想定する利用杯数と予算を照らし合わせながら、無理なく続けられる導入方法を選びましょう。
関連記事：オフィスコーヒーの月額費用を比較！自動販売機・コーヒー豆・一杯抽出・リキッド(RTD)の違いを解説
オフィスカフェの設置場所と管理する方法
オフィスカフェをどこに配置するのか、という点も導入前に決めておきたいポイントです。休憩室や共有スペースの一角にコーヒーを用意するだけでも、従業員が気軽に利用できるオフィスカフェスペースをつくれます。
スペースに余裕があれば、テーブルやソファ・チェアなどを設置し、休憩や従業員同士のコミュニケーションに利用できる場所にするのも良いでしょう。
また、設置場所だけでなく、在庫確認や補充、周辺の片付けを誰が行うのかまで決めておくことが大切です。導入後の管理負担を考慮して導入方法を決定すれば、導入後の管理方法の混乱や負担の偏りを抑止できます。
オフィスコーヒー定期便の導入方法・手続きの流れ
オフィスコーヒーの定期便は、サービスによって申し込み方法や利用開始までの流れが異なります。事前に手続きを確認しておけば、初めて導入する場合でもスムーズに準備を進めやすくなるでしょう。
ここでは、キーコーヒーグループのキーコーヒーコミュニケーションズが提供する「オフィスコーヒー定期便」の、お申し込み方法と手続きの流れについて解説します。
1.「今スグ診断」から希望条件を選択する
まずは、キーコーヒーのオフィスコーヒー定期便サービスの「今スグ診断」から、希望条件を選択して商品を選びます。
2.オフィスコーヒー定期便の商品をカートに入れる
任意のオフィスコーヒー定期便の商品をカートに入れます。ドリップ オンとリキッドタイプなど、複数種類の商品を組み合わせて購入いただくことも可能です。
3.ご購入手続きから会員ページにログインする
ご購入手続きに進むと、会員ログインページに遷移します。すでに登録済みの方は、ログインしてください。初めてご利用の方は、同ページ下部の「会員登録して購入」よりご登録ください。
4.購入者・お支払い情報を入力・確認して購入する
購入者・お支払い情報など、ご注文方法の指定について画面の案内に従って入力します。確認後、注文を確定すれば上記のような注文完了画面が表示され、お手続きは完了です。注文完了後にご登録メールアドレス宛てに注文内容に関するメールのご案内がありますが、念のため、オーダーID控えておくことも忘れずにご確認ください。
自社に合ったオフィスコーヒーの導入方法の選び方
オフィスコーヒーは、職場の規模や利用人数、管理にかけられる手間によって適した導入方法が異なります。導入時の手軽さだけでなく、必要な量を無理なく用意できるか、日々の運用を続けやすいかまで考えて選ぶことが大切です。
ここでは、自社に合ったオフィスコーヒーの導入方法を選ぶ際に確認しておきたいポイントを紹介します。
必要量に合わせて導入できる方法を選ぶ
まずは、従業員数や1日の利用杯数をもとに、必要な量に合わせて導入できる方法を選びましょう。コーヒーの消費量に対して多く用意しすぎると余りやすく、反対に少なすぎると頻繁な買い足しが必要になります。
とくに少人数のオフィスや小規模店舗では、大がかりな設備を導入するだけでなく、必要な量のコーヒーが定期的に届く定期便を利用するのもおすすめです。一杯ずつ楽しめるドリップ オンや、必要な分だけ注げるリキッドコーヒーなど、利用人数や飲み方に合った商品を選ぶと無駄なく運用しやすくなります。
関連記事：少人数オフィスでもオフィスコーヒーは導入できる？一杯抽出（ドリップ オン）・リキッドコーヒー・コーヒー豆の最適な選び方を解説
利用人数が多い職場なら提供しやすさを確認する
従業員数が多い職場では、コーヒーを用意する量だけでなく「必要なときにスムーズに提供できるか」も重要です。休憩時間などに利用が集中する場合、一杯ずつ抽出する方法だけでなく、複数杯分をまとめて用意できる方法も選択肢になります。
規模が大きい企業であれば、コーヒーマシンを複数台設置するのも良いでしょう。また、利用者が多いほどコーヒーの好みも分かれやすくなります。味わいや飲み方が異なる複数種類のコーヒーを用意して、従業員が好みに合わせて選べる環境を整えるのもおすすめです。
管理にかけられる手間から選ぶ
オフィスコーヒーは、導入した後の管理負担まで考えて選ぶことが大切です。自社で商品を購入する場合は、在庫確認や買い足しが必要になるほか、導入方法によっては準備・片付けやコーヒーマシンの清掃・メンテナンスなども発生します。
管理に人員や時間を割きにくい職場であれば、準備や片付けが簡単な商品を選んだり、定期便を利用して購入・補充の手間を抑えたりする方法があります。「飲みやすさ」だけでなく「管理しやすさ」まで含めて選ぶことが、無理なく継続するポイントです。
導入後の運用まで考えてオフィスコーヒーを選ぼう
オフィスコーヒーの導入方法を選ぶ際は、利用人数や必要量だけでなく、従業員の好みや飲用シーン、管理にかけられる手間まで考えることが大切です。無理なく続けられる方法を選ぶことで、日常的に利用しやすい福利厚生として定着させやすくなります。
キーコーヒーグループのキーコーヒーコミュニケーションズが提供する「オフィスコーヒー定期便」なら、従業員の好みや飲むタイミングがそれぞれ異なる職場でも、必要な商品を取り入れやすいのが特徴です。コーヒー専業メーカーとして培ってきた品質と、創業100年を超えるキーコーヒーブランドのノウハウを生かしたコーヒーを、オフィスや店舗の休憩室などで手軽に楽しめます。
都度購入する手間を抑えながら、職場に合ったオフィスコーヒーを取り入れたい方は、オフィスコーヒー定期便のサービス内容をチェックしてみてください。
